La emisión de CFDIs de nómina es una de las obligaciones fiscales más importantes para cualquier empresa en México. Sin embargo, en ocasiones el SAT puede rechazar un comprobante y esto genera retrasos, multas e inconformidad con los colaboradores.
En este artículo te contamos las principales razones por las que el SAT puede rechazar un CFDI de nómina y qué hacer al respecto.
Motivos comunes de rechazo de un CFDI de nómina
El SAT puede rechazar un comprobante por distintas causas, entre ellas:
- Errores en los datos del trabajador
– CURP incorrecta o inexistente.
– RFC con homoclave errónea.
– Inconsistencias con datos registrados ante el IMSS o el SAT. - Errores en percepciones y deducciones
– Códigos de percepciones/deducciones mal asignados.
– Cálculo incorrecto de impuestos retenidos.
– Omisión de conceptos obligatorios. - Uso incorrecto de catálogos del SAT
– No usar los códigos actualizados.
– Campos obligatorios incompletos. - Errores en el timbrado
– Incidencias en el Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).
– Problemas de conectividad al momento de timbrar.
Tipos de Cancelación de timbrado: con relación y sin relación
Cuando el SAT rechaza un CFDI de nómina o se detecta un error después del timbrado, es necesario cancelar el comprobante para emitir uno nuevo. Aquí entran dos tipos de cancelación regulados por la autoridad fiscal:
1. Cancelación con relación
Se utiliza cuando el CFDI que se cancela será sustituido por otro con la información corregida.
- Aplica en casos de errores de captura (RFC, CURP, percepciones, deducciones, etc.).
- Se debe indicar en el nuevo CFDI la clave de relación “04 – Sustitución de los CFDI previos”.
- De esta forma, queda constancia clara de qué comprobante fue sustituido y por cuál.
Ejemplo:
Si un CFDI de nómina fue rechazado porque el RFC estaba mal capturado, se cancela con relación y se emite uno nuevo con la información correcta.
2. Cancelación sin relación
Se aplica cuando el CFDI no tiene sustituto porque la operación nunca existió o se generó por error.
- No requiere emitir un comprobante nuevo.
- Generalmente se utiliza cuando se timbró un CFDI duplicado o de manera indebida.
Ejemplo:
Si se generó por accidente un CFDI de nómina a un trabajador que ya no pertenece a la empresa, se procede a cancelarlo sin relación.
¿Cómo GN3 te ayuda a evitar rechazos de CFDI de nómina?
En GN3 entendemos que los errores en el timbrado de nómina pueden generar pérdidas de tiempo, multas fiscales y descontento entre los colaboradores. Para evitar estos problemas, nuestras soluciones están diseñadas para ofrecer precisión, cumplimiento y seguridad en cada comprobante.
Con GN3 Nómina tu empresa obtiene:
- Sistema integral de timbrado de CFDIs
Automatizamos el proceso de timbrado para que todos los comprobantes fiscales se emitan en tiempo y forma, reduciendo al mínimo la intervención manual y los errores humanos.
- Plataforma de gestión de nómina
Centraliza toda la información en un solo sistema: percepciones, deducciones, incidencias y prestaciones, garantizando que cada cálculo se realice de acuerdo con la Ley Federal del Trabajo y las disposiciones fiscales vigentes.
- Validación automática de datos
Cada registro de trabajador (RFC, CURP, NSS, percepciones y deducciones) se valida en el sistema antes de timbrar, lo que evita rechazos por inconsistencias o errores en los catálogos del SAT.
- Actualización constante con las reglas del SAT
El sistema se mantiene siempre alineado a los catálogos oficiales y a los cambios normativos que publica el SAT, asegurando que los CFDIs cumplen con las últimas disposiciones fiscales.
- Timbrado seguro e inmediato con PAC autorizado
Trabajamos con Proveedores Autorizados de Certificación (PAC) que garantizan la seguridad de la información, el timbrado inmediato y la validez oficial de cada CFDI emitido.
- Integración con control de accesos y asistencia
Conectamos el registro de entradas y salidas del personal directamente al sistema de nómina. Esto significa que las horas trabajadas, horas extras y ausencias se reflejan automáticamente, evitando diferencias en los cálculos y errores que puedan generar rechazos.
