Una de las dudas que surgen respecto a los recibos de nómina es si estos deben entregarse impresos en papel para obtener la firma autógrafa del trabajador, pero también son válidos los recibos digitales sin la firma del trabajador. Aquí lo explicamos.
En mayo de 2019, quedó establecido en la Ley Federal del Trabajo (LFT) que los recibos de nómina incluidos en Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) pueden sustituir a los recibos impresos.
Esto es consecuencia de una modificación del artículo 101 de la LFT, derivada de la Reforma Laboral publicada el 1 de mayo de 2019.
Con esta modificación en la norma, los recibos de pago incluidos en los CFDI pueden sustituir a los recibos impresos, en virtud de que el contenido de un CFDI puede servir como prueba en caso de algún procedimiento judicial.
La disposición hace hincapié en que el trabajador deberá tener acceso a la información detallada de los conceptos y deducciones de pago. El efecto de esta reforma es que los recibos de pago deberán ser entregados al trabajador en forma impresa o por cualquier otro medio electrónico, sin perjuicio de que el patrón lo deba entregar en documento impreso cuando el trabajador así lo requiera.
Esto significa que los empleadores pueden entregar los recibos de nómina ya no únicamente en papel, sino por medios digitales, electrónicos o cualquier otro.
En cuanto a la duda respecto a la entrega en medios electrónicos a los que, evidentemente, no se les puede agregar la firma del trabajador, el cuarto párrafo del mencionado artículo otorga la misma validez a los recibos electrónicos (sin la firma del trabajador) que a los recibos impresos en papel (con la firma del trabajador):
“Los recibos impresos deberán contener firma autógrafa del trabajador para su validez; los recibos de pago contenidos en comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI) pueden sustituir a los recibos impresos; el contenido de un CFDI hará prueba si se verifica en el portal de Internet del Servicio de Administración Tributaria, en caso de ser validado se estará a lo dispuesto en la fracción I del artículo 836-D de esta Ley.”
Por lo tanto, ya no es necesario imprimir en papel los CFDI y recabar las firmas autógrafas de los trabajadores.
La expedición del comprobante fiscal queda cumplida al “timbrar” los recibos de nómina, pero la observancia de la ley queda completa con una segunda obligación, que es la entrega de los recibos.
En resumen:
· Ni la ley ni las disposiciones fiscales obligan a entregar recibos de nómina impresos en papel
· Los recibos electrónicos son tan válidos como los impresos, aunque no estén firmados
· Al expedir y enviar CFDI usando aplicaciones web, direcciones de correo electrónico o cualquier otra forma de envío de manera electrónica, se cumplen ambas normativas
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